CCEX - IB USP - Como oferecer

Roteiro para oferecimento de Cursos de Cultura e Extensão Universitária

(Revoga a Resolução CoCEx 7425/2017)

I. PREPARAÇÃO DO CURSO

O docente responsável deverá preparar os seguintes dados:

Caracterização Acadêmica;
Para cursos pagos, deve haver Caracterização Financeira. Nesse caso, é importante descrever as especificações e quantidades dos itens que serão comprados, para que seja efetuado cadastramento no Sistema Apolo. Para recursos advindo de doações deve-se seguir a Portaria USP 6561, artigo 1a item III letra "a", que delibera sobre questões relativas ao auxílio financeiro. Quando a Universidade recebe auxílio sem contrapartida, deve-se, antes do início do curso, ser enviada uma carta da empresa doadora para aprovação da questão junto ao CTA, com especificações de intenção, valores e demais dados da doação. Após aprovação em CTA, o valor a ser doado deverá obrigatoriamente ser recolhido via Tesouraria do Instituto, e posteriormente repassado para a coordenação do curso.

II. CADASTRAMENTO

Tutorial para cadastro de curso no Apolo

INSTRUÇÕES E NORMAS PARA EFETIVAÇÃO DO CADASTRO NO APOLO
Na caracterização acadêmica:

Ministrantes não docentes USP serão caracterizados como Especialistas Externos. São eles: alunos de pós-graduação, professores de outras universidades, profissionais ou técnicos externos à USP. É obrigatória (Normas PRCEU) a entrega da Justificativa de Especialista Externo. Esta deve ser anexada no Apolo, conforme tutorial;
Para ministrantes Docentes IB/USP, porém externos ao Departamento de origem de abertura do Curso, será necessária uma autorização da Chefia do Departamento deste ministrante. A Assistência Acadêmica providenciará esta autorização (gerada pelo Sistema Apolo) e a encaminhará para assinatura;
Dentre as horas ministradas de curso (Normas da PRCEU) um mínimo de 50% deve ser atribuída a docentes da USP;

Cursos de Difusão com horas previstas acima das reguladas pela PRCEU - considerando-se o “Total Ministrado”, precisam de justificativa de carga horária. Enviar para ccex@ib.usp.br;
É obrigatório (Norma PRCEU) a frequência mínima para aprovação no curso;
No caso de cursos pagos, a matrícula só será efetivada após a confirmação da realização do pagamento. A emissão do Boleto é feita pelo Sistema Apolo.

III. TRAMITAÇÃO DO CURSO

Após o recebimento da documentação via fluxo digital do sistema Apolo, será feita a verificação dos dados.

O curso será analisado pela CCEx, em reunião subsequente.
Importante: para que conste na "Ordem do Dia" da CCEx, deverá ser cadastrado no prazo mínimo de 05 dias antes da Reunião Ordinária.

IV. PROCEDIMENTOS PARA INSCRIÇÃO DOS ALUNOS

As inscrições serão feitas somente on line, diretamente pelo Sistema Apolo, gerando assim dados assertivos e completos para a geração de Certificados e Relatórios do curso. Para cursos que exijam avaliação de documentação e carta de interesse, os inscritos no Apolo são direcionados ao contato/site da coordenação para a 2a etapa da Seleção;

Após a matrícula no Apolo, os alunos terão acesso ao sistema através de seu número USP, para emissão de documentos, tais como atestado de matrícula e boleto bancário. Estas informações devem ser transmitidas aos alunos no início do curso, no sentido de mantê-los informados quanto à disponibilidade de acesso ao sistema Apolo já a partir da matrícula.

VI. ENCERRAMENTO DO CURSO, CADASTRO DE NOTAS/FREQUÊNCIA E EMISSÃO DOS CERTIFICADOS

Após o encerramento do curso, a coordenação deve enviar o Relatório Acadêmico, lista de presença e notas via fluxo digital do sistema Apolo em um prazo de até 120 dias. Estes documentos serão analisados pela CCEx do IB e, se aprovados, encaminhados para a PRCEU;

Para cursos pagos, a coordenação do curso deverá fazer a Prestação de Contas via Sistema Apolo e enviar cópia deste para ccex@ib.usp.br;

A Avaliação do Curso pelos alunos é liberada no Sistema Apolo imediatamente após o fim da data de realização do curso, ficando disponível durante um mês e avisada através do email de matrícula.

Abaixo estão reunidos documentos e formulários para Homologação e Encerramento de cursos:

Ficha de Inscrição (para inscrição manual dos alunos)

*Para usar como guia para orientar quanto às informações obrigatórias do Sistema Apolo

Normas sobre os Cursos de Extensão Universitária da Universidade de São Paulo

Consulte Normas das Pró Reitorias: